RehaZentren Baden-Württemberg: Alle Herausforderungen bei Arztbriefen gemeistert
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RehaZentren Baden-Württemberg: Alle Herausforderungen bei Arztbriefen gemeistert

amanu sichert optimierte Schreibstandards für neun Rehaklinik-Standorte.

Servicequalität beruht auf nahtloser Kommunikation mit den Auftraggebern: Aus diesem Grund holt amanu regelmäßig Rückmeldungen ein. Die Qualitätssicherung reicht dabei von A wie Ablauf bis Z wie Zufriedenheit. Leonie Biesinger leitet die IT bei den RehaZentren Baden-Württemberg (rehazentren-bw.de). Sie verantwortet unter anderem den IT-Workflow bei Schreibarbeiten an neun Standorten für rund 21.500 stationäre und ambulante Fälle jährlich.

amanu: Frau Biesinger, was hat die RehaZentren Baden-Württemberg zu amanu geführt?

Biesinger: 2012 strebten wir eine deutliche Entlastung für das Sekretariat unserer Geschäftsführung an. Wir haben dafür diverse Schreibservices verglichen und uns schließlich dafür entschieden, das Outsourcing mit amanu zu testen. Das lief so gut, dass wir 2016 beschlossen haben, den amanu Schreibservice standardisiert für den Schreibdienst aller unserer neun Klinikstandorte zu nutzen. Schließlich war es an allen Standorten bis dahin immer wieder zu Engpässen im medizinischen Schreibdienst durch Urlaube und Krankmeldungen des Personals gekommen.

Wie konnten diese „normalen Ausfälle“ zu Engpässen führen?

Dieses Problem betrifft die meisten Unternehmen im Medizinsektor. Die Vorgaben für Laufzeiten und Fristen vom Zeitpunkt der Entlassung bis zum Eingang der Dokumentation bei den Kostenträgern wurden in den letzten Jahren verkürzt. Dadurch wuchs und wächst der Druck in den internen Schreibabteilungen.

Sie sagten, dass Sie zunächst verglichen haben. Was sprach letztlich für amanu?

Medizinische Schreibarbeiten sind ein sensibles Thema. Entsprechend hoch sind unsere Anforderungen bei Datenschutz und Fehlerfreiheit. Beides hat uns bei amanu überzeugt. Entschieden haben wir uns aber erst, nachdem sich amanu in der Praxis als äußerst zuverlässig, schnell und flexibel erwiesen hatte. amanu hebt sich von den Mitbewerbern durch sehr gute Leistungen in allen Qualitätsrichtlinien ab. Besonders angenehm verläuft die Zusammenarbeit aufgrund der sozialen Kompetenz aller amanu Mitarbeiter, mit denen ich bisher im Austausch stand. Es passt also auch zwischenmenschlich.

Mit welchen Schritten begann diese intensive Zusammenarbeit?

Am Anfang stand die Herausforderung, unsere neun Klinikstandorte technisch bei der Diktat-Hardware und -Software auf einen einheitlichen Standard zu bringen. Dabei gaben die digital ausgestatteten Häuser die Richtung vor. Die IT-Experten von amanu waren in diesem Prozess optimale Berater und Dienstleister. In enger Zusammenarbeit mit ihnen und unserem Entwickler für Diktat-Software haben wir eine zukunftssichere Lösung geschaffen. Entsprechend wurden die PC-Arbeitsplätze der Ärzte und internen Schreibkräfte auf den neuesten Stand gebracht. Dann wurde alles mit einem zentralen Server in unserem Rechenzentrum vernetzt und schließlich eine Schnittstelle zum Hochsicherheitsserver von amanu implementiert. Alle Beteiligten haben lösungs- und zielorientiert zusammengearbeitet.

Das klingt aufwendig und teuer. War das alles unbedingt nötig?

amanu hat uns diverse Lösungen vorgeschlagen. Unsere Geschäftsführung und ich haben uns nach intensiver Beratung für die langfristig beste Lösung entschieden. Bei uns betreuen aktuell 1.121 Mitarbeiter 1.251 Betten an neun Standorten. Wir haben 21.500 stationäre und ambulante Fälle jährlich, Tendenz steigend. Eine weitsichtige Planung, die alle Eventualitäten berücksichtigt, gehört zu unserer Verantwortung als Unternehmen im Gesundheitswesen.

Lassen Sie uns noch einmal über die Phase der Anbindung an amanu sprechen. Wie lief das im Fall der RehaZentren Baden-Württemberg genau ab?

Wir haben Standort für Standort umgestellt. Im Zuge dessen wurden die jeweils vor Ort beschäftigten Ärzte und internen Schreibkräfte an ihren neuen PC-Arbeitsplätzen eingewiesen und geschult. In dieser Zeit haben wir gemeinsam mit amanu erste Tests des Workflows durchgeführt. Dafür bekam jede unserer Kliniken von amanu einen eigenen Auftrags- und Qualitätsmanager mit individuellem Schreibteam zugewiesen. So konnten im Vorfeld verbindliche Briefvorlagen, Diktatvorgaben und besondere Anforderungen der RehaZentren Baden-Württemberg festgelegt und implementiert werden.

Und Ihre Mitarbeiter waren alle von Anfang an begeistert?

Natürlich reagieren auf solche Umstellungen niemals alle Kollegen gleichermaßen euphorisch. Manche hatten sich über Jahrzehnte an die analoge Diktattechnik gewöhnt. Darin waren sie routiniert und entsprechend sicher in ihrer Arbeit. Aber im Zeitalter der Digitalisierung gehört es eben dazu, Menschen von dem zu überzeugen, was für sie und ihr Unternehmen am wirtschaftlichsten ist.

Das heißt: Inzwischen ist der Datenaustausch mit amanu zur neuen Routine geworden?

Ja, und die hat sich binnen kürzester Zeit eingestellt und als Workflow bewährt. Im Tagesgeschäft gibt es keine Rückfragen mehr. Wenn Auftragsspitzen oder -flauten zu erwarten sind, informiert unser interner Schreibdienst den jeweils verantwortlichen Auftrags- und Qualitätsmanager von amanu umgehend. Ebenso, wenn neue Diktanten in unser Team kommen, also vornehmlich Ärzte und Therapeuten, die mit dem Diktatsystem vertraut gemacht werden müssen. In der Regel läuft das dank des sehr gut aufgestellten und professionellen Teams von amanu problemlos ab. Man kann von einer sehr engen und vertrauensvollen Zusammenarbeit sprechen.

Was wünschen Sie sich von den KIS-Herstellern im Reha-Bereich? Was sollte Ihrer Meinung nach im Dokumenten-Workflow noch verbessert werden?

Aktuell erhalten wir Entlassbriefe von amanu als Word-Dokument in die Fallakte des KIS geliefert. Besser wäre, wenn der Entlassbrief datentechnisch direkt in die jeweilige Fallakte eingebunden würde. Dadurch könnten wir ihn intern noch einfacher weiterverarbeiten.

Inzwischen arbeiten die RehaZentren Baden-Württemberg seit zwei Jahren mit dem medizinischen Schreibdienst von amanu zusammen. Wie fällt Ihr Resümee aus?

Das gesamte System läuft sehr zuverlässig und stabil. Die Laufzeiten der Entlassbriefe wurden dadurch erheblich verkürzt und eine Überlastung unseres internen Schreibdienstes ist quasi ausgeschlossen. Unsere hohen Qualitätsstandards werden durch amanu jederzeit erfüllt. Durch die Einbeziehung von amanu sind wir im Bereich der Schreibarbeiten deutlich flexibler geworden – auch was die Kostenkontrolle und Rentabilität betrifft. Ich empfehle das Outsourcing von sensiblen Schreibarbeiten an amanu gerne weiter.

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