Personalbedarfs­planung Schreibdienst
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Personalbedarfs­planung Schreibdienst

Krankheit, Urlaub, Volumenschwankungen, Diktierqualität, Schreibgeschwindigkeit… unzählige Faktoren erschweren eine effiziente Personalplanung im Schreibdienst. Der zusätzliche Fortschritt der Spracherkennung in den unterschiedlichen Fachbereichen macht das Vorhaben einer „optimalen Besetzung im Schreibdienst“ praktisch unmöglich.

Dabei ist das Ziel klar: Die Patient*innen sollen den Arztbrief bei Entlassung möglichst kosteneffizient und fristgerecht ausgehändigt bekommen. Neben prozessualen Aspekten und der Spracherkennung – die wir in diesem Bericht ausklammern möchten, um den Rahmen nicht zu sprengen – kommt dem Schreibdienst eine essentielle Rolle zu. Wie viele Mitarbeitende sind notwendig, um ein fristgerechtes Entlassmanagement zu gewährleisten?

​5 Hauptfaktoren bestimmen den Personalbedarf

Die folgenden Kriterien bestimmen ihren Personalbedarf im Schreibdienst. Wir gehen extra nicht auf die Aspekte ein, die nicht direkt dem Schreibdienst zugeordnet werden können. Beispielsweise das Diktierverhalten, der Einsatz von Textbausteinen, die Übernahme von bestehenden Berichten, der Korrektur- und Vidierprozess... diese Bereiche werden in anderen Artikeln erläutert.

Personalplanungstool für eine effektive Personalplanung

Wir haben eine Analyse von über 700.000 Berichten durchgeführt, um auch unser Personal mit über 300 Schreibkräften effektiv planen zu können. Wenn Sie Interesse haben, schicken wir Ihnen gerne die Vorlage kostenlos zu.

Auftragsspitzen, Volumenschwankungen und Krankheitstage erschweren die Personalplanung

Durch die Bearbeitung der oben aufgeführten 5 Hauptfaktoren ermitteln Sie den durchschnittlichen Schreibkräftebedarf. Allerdings sind die Belegungszahlen im Krankenhaus nicht konstant. Die Ärzt*innen diktieren nicht an jedem Tag zu gleichen Teilen und der Schreibdienst ist selten komplett besetzt. Unterm Strich: Das Diktatvolumen pro Mitarbeitendem ist von Tag zu Tag unterschiedlich.

Eine Möglichkeit wäre es, einen Personalpuffer im Schreibdienst aufzubauen, um die pünktliche Arztbriefschreibung zu garantieren. Bloß „wachsen gute Schreibkräfte nicht auf Bäumen“ und welche Klinik kann sich einen Personalpuffer schon leisten?

Eine andere Option ist der Einsatz von Spracherkennung, die beispielsweise in der Radiologie durchaus eine Entlastung für den Diktierenden und die Schreibkraft liefert; in anderen Fachbereichen allerdings zu erheblichem Mehraufwand führt.
Lesen Sie hier mehr zum Thema Spracherkennung.

Das bedeutet, dass der generelle Bedarf an Schreibkräften durch die Verbreitung von Spracherkennungssoftware eventuell sinken wird. Dies allerdings nichts am Problem der Personalbedarfsplanung ändert, weil nur das Gesamtvolumen sinkt, die Schwankungen aber bleiben.


​Externes Schreibbüro als Backup für den internen Schreibdienst als optimale Lösung

Der wohl kosteneffizienteste Weg ist es, mit einem externen Schreibüro zusammenzuarbeiten. Dabei sollte das Schreibbüro genau die Flexibilität liefern, die der Klinikalltag erfordert:

    • Sofortige Einsatzbereitschaft
    • Diktatschreibung binnen 24h und schneller
    • In allen Berichtsarten und Fachbereichen ausgebildet
    • Nahtlose Anbindung an das KIS und/oder Diktatmanagementsystem
    • Keine Fixkosten
    • Kein Mindestvolumen
    • Pay-per-use

Die meisten Schreibbüros fallen durch dieses Raster, weil sie entweder die personellen Kapazitäten nicht aufbringen können, wichtige Datenschutzanforderungen nicht erfüllen können oder das Geschäftsmodell anders ausgelegt ist.

Der Serviceansatz von amanu und die damit entwickelte „amanu-Methode“ hat das Ziel, Kliniken bestmöglich zu unterstützen, wenn sie amanu brauchen. Bei den meisten der über 100 Klinikkunden fungiert amanu als „Sicherheitsnetz“ oder „Backup“ des internen Schreibdienstes. Damit erleichtert amanu die Personalplanung und spart den Kliniken Kosten.

Das soll aber nicht bedeuten, dass Sie Ihren Personalbedarf im medizinischen Schreibdienst nicht planen sollen – im Gegenteil: eine effektive Personalplanung ist die Basis für die pünktliche medizinische Dokumentation und die Zusammenarbeit mit einem externen Schreibbüro.

Personalplanungstool für eine effektive Personalplanung

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