Nahtlos integriert: Workflow bei Schreibarbeiten in Kliniken
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Nahtlos integriert: Workflow bei Schreibarbeiten in Kliniken

Vom Versand analoger Kassetten hin zum voll digitalen Arztbriefmanagement.

Als Teil der SANA Kliniken AG und akademisches Lehrkrankenhaus der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg wandte sich das Krankenhaus Rummelsberg (krankenhaus-rummelsberg.de) 2012 an amanu. Ziele waren die drastische Verkürzung der langen Erstellprozesse bei Arztbriefen und Entlastung des internen Schreibdienstes für rund 9.000 stationäre und 21.000 ambulante Behandlungsfälle pro Jahr. Die Spezialisierung des Krankenhauses umfasst Orthopädie, Unfallchirurgie, Neurologie und Innere Medizin – dafür ist ausgewiesenes Fachpersonal für medizinische Schreibarbeiten nötig.

Als Markus Paulus, Leiter IT und Schreibdienst, und sein damaliger Geschäftsführer des Krankenhaus Rummelsberg, Sebastian Holm, 2012 an amanu herantraten, wurden Arztbriefe in ihrem Haus zunächst noch auf analoge Kassetten diktiert und in verplombten Boxen an amanu versandt: Ein vollkommen unzeitgemäßer Zeitaufwand von bis zu 30 Tagen pro Arztbrief kam damals zusammen. 14 Tage entfielen teilweise allein auf das Schreiben. Ein unhaltbarer Zustand, der nach einer klugen Lösung durch das Klinikmanagement und die Experten von amanu verlangte. Sebastian Holm hat sich durch seine Weitsicht in der Geschäftsführung inzwischen als Regional-GF Bayern Süd etabliert. Wir beleuchten den Prozess, der seit 2012 den Schreib-Workflow in Rummelsberg zu einem Best Practice für Klinikabläufe und Kommunikation gemacht hat. Eine Erfolgsgeschichte in zwölf Schritten.

Status quo im Krankenhaus Rummelsberg 2012:

Arztbriefe wurden analog auf Kassetten diktiert. Der überlastete interne Schreibdienst benötigte 5 bis 14 Tage für die Briefschreibung. Das Ergebnis wurde ausgedruckt und in bis zu zwei weiteren Wochen durch die Ärzte korrigiert. Das Krankenhausinformationssystem (KIS) SAP i.s.h.med verarbeitete damals alleine in der Orthopädie rund 150 Fälle pro Woche.

1. Praxisbewährung:

Zu Beginn sollten nur die entsprechenden 150 Arztbriefe von amanu Schreibkräften transkribiert werden. Dafür wurden die auf Band erfassten Diktate bei amanu digitalisiert, sodann als digitale Audiodatei in das amanu-eigene Auftragsportal eingestellt und durch amanu an seine Fachschreibkräfte vergeben. Die Diktate wurden schließlich direkt im Klinikinformationssystem SAP i.s.h.med in der Patientenakte abgelegt.

2. Disziplinausweitung:

Im Weiteren übernahm amanu auch Teile der Arztbrieferfassung für die Neurologie: anfangs in rund 50 Fällen pro Woche.

3. Digitalisierung:

Nach einem entscheidenden Schritt wurden die Diktate im Krankenhaus Rummelsberg digital auf Basis von Grundig-Technologie erfasst. Parallel dazu wurde amanu für die Zukunft mit dem Schreiben sämtlicher Arztbriefe aller Fachabteilungen des Krankenhauses Rummelsberg beauftragt.

4. Organisationsoptimierung:

Im Zuge dessen optimierte das amanu Expertenteam zunächst den Workflow. Dem ging eine spezifische Analyse der Anforderungen der einzelnen Abteilungen voraus. amanu beriet das Krankenhaus zu den Themen Diktierverhalten und Diktatqualität. So entstand ein verbindlicher, praxisgerechter und einfach umzusetzender Diktatleitfaden. Dieser wurde anschließend allen Ärzten erfolgreich vermittelt und als Modus Operandi eingeführt. Eine weitere essenzielle Grundlage dafür stellte ein neu erarbeiteter Kommunikationsplan dar, der seitdem klar regelt, wer wann welche Informationen wohin weitergibt.

5. Systemimplementierung:

Auf der technischen Seite entwickelte amanu eine Schnittstelle zur automatisierten Übertragung der digital gespeicherten Arztdiktate. Diese werden seitdem vom Krankenhaus direkt ins amanu Auftragsportal eingespielt.

6. Komplett-Outsourcing:

Für den weiteren Prozess wurden neun Monate einkalkuliert: Erklärtes Ziel war die sukzessive komplette Übernahme aller medizinischen Schreibarbeiten einschließlich der Gutachten durch die amanu Fachschreibkräfte für Orthopädie, Neurologie, Innere Medizin, Geriatrie und Unfallchirurgie. Außerdem erstellte der Schreibdienstleister mit Stammsitz in Stuttgart eine stichhaltige Analyse zum aktuellen und zukünftigen Personaleinsatz, zur Gehälter- und Kostenentwicklung bei Outsourcing.

7. Rahmenvertrag:

Diese Analyse bildete das Fundament für einen Rahmenvertrag, der 2013 inkl. einem Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung geschlossen und 2014 für Aufträge in englischer Sprache durch amanu erweitert wurde.

8. Qualitätssicherung:

Um den reibungslosen Fortschritt zu überwachen, die Qualitätsrichtlinien und den Zeitplan einzuhalten, richteten die amanu Auftragsmanager/innen zusammen mit dem internen Schreibdienst und der IT-Leitung des Krankenhauses einen wöchentlichen Jour fixe mit Zufriedenheitsbericht ein.

9. Effizienzkontrolle:

amanu gestaltete bereits während der Implementierungsphase alle geplanten Prozesse für das SANA Krankenhaus so lückenlos nachvollziehbar, dass Arbeitseinsatz und Kosten für eine optimal preiswerte Einpflegepauschale frühzeitig definiert werden konnten. Die Effizienz wird weiterhin laufend verbessert: durch Zusatzarbeiten im KIS, die sinnvolle Erstellung von fixen Textbausteinen und logischen Abkürzungen.

10. Leitfaden:

Diese amanu-typischen Kundenvorteile werden stets in anforderungsgerechten Prozessarbeitsblättern für alle relevanten Dokumente zusammengefasst. So auch in diesem Fall.

11. Erfolgsbewertung:

Nach weniger als einem Kalenderjahr übernimmt amanu mit seiner medizinischen Abteilung die gesamte Kommunikation des Krankenhaus Rummelsberg zwischen Ärzten, Patienten und Kostenträgern. Mit beachtlichen messbaren Erfolgen: 1. Monatlich werden inzwischen 8.400 Diktatminuten (gegenüber 3.300 Minuten im Jahr 2012) fehlerfrei verschriftlicht. 2. Die Durchlaufzeit pro Arztbrief wurde auf 6 bis 24 Stunden (gegenüber bis zu 14 Tagen im Jahr 2012) verkürzt. 3. Der interne Schreibdienst arbeitet deutlich effizienter, hat absolute Übersicht und ist damit optimal entlastet. Die Kostenreduktion erfreut Management und IT-Leitung des SANA Krankenhauses Rummelsberg gleichermaßen.

12. Rechtssicherheit:

Auch beim Datenschutz bewegt sich das Krankenhaus immer auf dem neuesten Stand. 2018 wurde der Dienstleistungsvertrag mit amanu an die EU-DSGVO angepasst.

Weiterhin zukunftsweisend – Aussichten der Kooperation mit amanu:

Und es soll weitergehen. Aktuell entwickeln die IT-Experten von amanu eine Schnittstellenlösung, um alle Schreibprozesse zukünftig automatisiert direkt in die Patientenakten des KIS einzubinden.

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